Nous entrons dans la deuxième vague de la pandémie de grippe A(H1N1) 2009. Mettons-nous quelques instants dans la peau d’un chef d’entreprise québécois, qui se pose de nombreuses questions sur la situation actuelle. [Ici, la forme masculine est employée pour désigner autant les dames entrepreneures que les messieurs entrepreneurs.]
Que faire pour limiter les dégâts et éviter la propagation de la maladie dans l’entreprise? Que faire si la pandémie provoque une augmentation de la demande en services? Que faire si c’est l’inverse qui se produit? Que faire si près de la moitié des employés tombent malades en même temps? Quelles sont les obligations des employeurs? Que dire aux employés? Quelles mesures préconiser? Avons-nous un plan pour nous mesurer à la pandémie?
Supposons qu’après s’être interrogé sur les risques pandémiques, le chef d’entreprise réalise qu’il a besoin d’une planification particulière pour s’assurer que son entreprise traversera au mieux la vague de pandémie.
Cela s’appelle un Plan de continuité des opérations (PCO).
Le chef d’entreprise se renseigne, et il découvre que le gouvernement du Québec a mis à la disposition des entreprises québécoises, en juin 2007, un document énumérant les diverses étapes à franchir pour en arriver à compléter un Plan de continuité des opérations.
C’est le Guide à l’intention des entreprises pour la planification de la continuité des opérations en cas de pandémie d’influenza (consulter le document PDF)
Ce document concis de 16 pages, contient un Aide-mémoire pour la planification de la continuité des opérations. Les éléments sont regroupés en six chapitres. Il y a 38 points en tout.
Voici les six étapes de planification recommandées par le gouvernement du Québec:
1) Prévoyez les effets d’une pandémie sur votre entreprise
2) Prévoyez les effets d’une pandémie sur vos employés et vos clients
3) Élaborez les politiques à mettre en œuvre en cas de pandémie
4) Affectez des ressources à la protection de vos employés et de vos clients
5) Communiquez avec vos employés et tenez-les informés
6) Coordonnez vos actions avec celles d’organisations pour aider votre communauté.
Le chef d’entreprise lit les 38 points très attentivement. Puis il pose le document sur son bureau devant lui, et se demande par quel bout commencer… Surtout que le temps presse! La deuxième vague de pandémie cogne déjà à nos portes. Le chef d’entreprise se rend compte également qu’il ne saisit pas tout à fait ce que signifie chacun des points recommandés.
Une démarche de planification de la continuité des opérations peut prendre jusqu’à 18 mois à être mise en œuvre au sein d’une entreprise. Existe-t-il des méthodes qui permettraient d’accélérer ce processus?, se demande avec perplexité le chef d’entreprise.
Mon collègue Xavier Aucompte (le chef de projets de Web escape agents), et moi-même, nous sommes penchés sur le document du gouvernement du Québec, en particulier sur l’Aide-mémoire pour la planification de la continuité des opérations, et avons tenté de nous mettre dans la peau des chefs d’entreprise du Québec.
D’une part, nous sommes conscients qu’il n’est pas évident, pour un néophyte de la planification de la continuité des affaires et de la gestion de pandémie, de se lancer dans un processus complexe visant à maintenir une activité ininterrompue de l’entreprise pendant une pandémie de grippe, qui a été à juste titre qualifiée de maladie «glissante», et qui peut muter rapidement et de manière imprévisible. Ce qui signifie que la planification des épidémies de grippe doit être souple et doit être revue régulièrement, alors que les preuves de propagation de la maladie et concernant la gravité s'accumulent.
D’autre part, nous constatons qu’il n’est pas évident non plus d’enligner des démarches de planification basées sur les quelques lignes suggérées par le gouvernement. On reste un peu sur sa faim, en parcourant les recommandations officielles...
C’est pourquoi nous avons effectué un exercice: nous avons repris, point par point, chacun des éléments suggérés par le gouvernement du Québec. Nous avons documenté nos stratégies de planification, et avons dressé la liste de toutes les choses à planifier et à mettre en œuvre -- point par point.
J’ai trouvé que le gouvernement du Québec avait innové (par rapport à d’autres nations), en incluant tout un chapitre portant sur les communications dans ses recommandations aux entreprises. Le gouvernement du Québec fait allusion au stress, à l’anxiété, aux communications culturellement et linguistiquement appropriées. Ces éléments ne sont pas couverts ailleurs. Ces dernières semaines, vous avez sans doute entendu parler des sacs mortuaires, livrés à certaines réserves autochtones éloignées, par le gouvernement du Canada? Les sacs mortuaires étaient un exemple flamboyant de problématique de communications culturellement appropriées. Ce chapitre sur les communications s’avère donc des plus pertinents, et je lève mon chapeau à ceux et celles qui ont conçu le document officiel et qui ont insisté pour développer cet aspect de la planification de la continuité des opérations.
Le guide préparé par Web escape agents concernant les recommandations du gouvernement québécois aux entreprises, sera disponible d’ici quelques jours.
N’hésitez pas à nous contacter pour le commander. Pour info: Geoffroi Garon, directeur Montréal, téléphone: (514) 373-8454, poste 101, geoffroi.garon@webescapeagents.com, http:///www.webescapeagents.com; http://www.reseaupandemie.com
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